Cel mai cunoscut act pe care administratorii de bloc îl cer locatarilor este copia de pe buletin pentru cartea de imobil. Mai puţin cunoscut este însă faptul că asociaţiile nu au voie să ceară românilor aceste documente.

Asociațiile de proprietari au obligaţia de a respecta Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR), dar și controalele Autorității de Protecția Datelor (ANSPDCP), ceea ce înseamnă că trebuie să prelucreze cât mai puţine date, strict necesare. 

Într-un ghid publicat pentru asociațiile de proprietari, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)  a subliniat că asociațiile nu ar trebui să ceară copii după diverse documente ale celor care stau în bloc.
„În ceea ce privește înscrierea persoanelor în cartea de imobil, art. 94 din Norme prevede că aceasta se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere. 

Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi doar verificate vizual pentru conformitate", subliniază Autoritatea de Protecția Datelor în ghid.

Mai exact, este vorba despre Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români.

Încă din 2019, ANSPDCP a tras de mânecă asociațiile de proprietari, în urma unor controale pentru că încălcau normele de protecția datelor, iar una dintre problemele găsite recurent este obiceiul responsabililor din asociație de a cere locatarilor copii după diverse documente, în special după cele de identitate, în scopul completării cărții de imobil.

GDPR-ul impune tuturor celor ce prelucrează date să respecte câteva principii de bază, printre care:
- datele trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
- datele prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (reducerea la minimum a datelor).

Cele două principii trebuie respectate și de asociațiile de proprietari. 
Astfel că a le solicita celor care locuiesc în bloc anumite copii după documente și diverse informații (profesia, de exemplu, care în mod definitiv poate fi considerată chiar irelevantă într-un atare context) poate fi considerat excesiv pe legislația de protecția datelor.

În altă ordine de idei, a cere copii după un act de identitate înseamnă a prelucra datele din acel document, ceea ce, conform Legii nr. 190/2018, atrage în multe cazuri obligația de a numi un responsabil cu protecția datelor - or, asociația de proprietari s-ar putea să nu-și dorească acest lucru, potrivit avocatnet.ro.